Start » Järfälla Kommun

Järfälla Kommun

Järfälla Kommun

Järfälla kommun ligger två mil nordväst om centrala Stockholm och har cirka 63 000 invånare. Järfälla har gamla anor. Fornminnen visar att här bodde människor redan under stenåldern. Befolkningstillväxten i kommunen tog fart främst under 1960-talet, vilket skapat ett modernt samhälle med en relativt ung befolkning – idag är mer än var femte invånare i kommunen under 15 år. 20 % av medborgarna har utländsk bakgrund. Som kommunal arbetsgivare arbetar vi med att ge service till medborgarna. De största verksamheterna är skola, förskola och äldre- och handikappomsorg, men vi arbetar också med många andra frågor – bygglov, avfallshantering, kultur, familjerådgivning, djurskydd och parkvård, för att ge några exempel.

Kommunen har över 100 arbetsplatser och inom dessa finns ett stort antal yrkesgrupper. Antalet medarbetare är cirka 3 600. 77 % är kvinnor och medelåldern är 46 år. Under år 2006 slutade 8 % av andelen tillsvidareanställda sin anställning.
Järfälla kommun ligger två mil nordväst om centrala Stockholm och har cirka 63 000 invånare. Järfälla har gamla anor. Fornminnen visar att här bodde människor redan under stenåldern. Befolkningstillväxten i kommunen tog fart främst under 1960-talet, vilket skapat ett modernt samhälle med en relativt ung befolkning – idag är mer än var femte invånare i kommunen under 15 år. 20 % av medborgarna har utländsk bakgrund. Som kommunal arbetsgivare arbetar vi med att ge service till medborgarna. De största verksamheterna är skola, förskola och äldre- och handikappomsorg, men vi arbetar också med många andra frågor – bygglov, avfallshantering, kultur, familjerådgivning, djurskydd och parkvård, för att ge några exempel.

Kommunen har över 100 arbetsplatser och inom dessa finns ett stort antal yrkesgrupper. Antalet medarbetare är cirka 3 600. 77 % är kvinnor och medelåldern är 46 år. Under år 2006 slutade 8 % av andelen tillsvidareanställda sin anställning.

Järfälla Kommun är med i FAIR

 

Varför var vi med i FAIR
”I Järfälla finns det plats för alla.” Detta är en beskrivning av Järfällas politiska vision för 2015.

I visionen finns bl a hörnstenar som:

  • Det öppna Järfälla
  • Det innovativa Järfälla
  • Det samarbetande Järfälla

Det integrationspolitiska programmet talar om ett samhälle som tar tillvara den etniska och kulturella mångfalden i samverkan och där främlingsfientlighet och diskriminering inte tolereras.

I den personalpolitiska handlingsplanen framhålls ambitionen att positivt värdera och ta tillvara mångfalden hos medarbetarna. Rutinerna vid rekrytering och introduktion av nyanställda samt arbetsplatsernas utformning och arbetsförhållanden ska främja mångfald. Detta är utgångspunkten för Järfällas deltagande i FAIR-projektet.

Genom FAIR kan vi översätta policy och vision till konkreta förhållningssätt. Delprojekt Järfälla arbetar med hela rekryteringskedjan. Utgångspunkten är Järfälla kommuns rekryteringsguide och FAIR-modellen. Målet är att all rekryterande personal samt de personer man träffar ska känna sig bekväma och trygga i rekryteringssituationen. Rekryterande personal ska veta vad man ska göra och hur man ska gå till väga. All personal ska känna till syftet (varför) med rekryteringsmodellen. Järfälla kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare med en professionell, transparant rekryteringsmodell väl anpassad till verksamheternas aktuella och kommande kompetensbehov.

Ur arbetet med rekryteringskedjan har vi också börjat vidareutveckla arbetet inom några områden:

  • Arbetet med kompetens, roller och kravprofiler bidrar till att bygga en övergripande system för kompetensförsörjning
  • Arbetet med kompetensbaserad intervjuteknik kan också profileras mot större säkerhet och tydlighet i medarbetarsamtalet.

Hur har vi arbetat under projekttiden
Vid FAIR-projektets start beskrev rekryterande chefer och personalkonsulter följande utmaningar inom rekrytering

  • Att tänka efter före – vilken kompetens behöver vi
  • Hur kan vi bli säkrare i intervjun:
    – Fråga rätt saker
    – Värdera det vi frågar efter
  • Hur kan vi lita på referenser
  • Hur vidgar vi urvalsgruppen/Hur når vi rätta kompetenser
  • Hur kan vi förenkla handläggningen
  • Hur får vi med arbetsgruppen – kultur och klimat
  • Hur kan vi kommunicera våra kompetenskrav till utbildningsinstitutioner

Järfälla kommun har arbetat med FAIR inom hela organisationen och i samarbete med centrala fackliga representanter. Arbetet har skett genom information, utbildning, lokala delprojekt och gemensamma projekt med hela partnerskapet.

1. Arbetsklimat och organisationskultur
Järfälla kommun har deltagit i den partnerövergripande temagruppens arbete med att utveckla verktyg och metoder för ett inkluderande arbetsklimat. Kommunen har också drivit ett eget delprojekt ”Organisationen som hinder eller möjlighet”. Där har chefer från några olika förvaltningar tillsammans med tre konsulter tagit fram konkreta verktyg och metoder. Den övergripande frågeställningen har varit ”hur skapar man en öppen organisation som inkluderar?”

2. Att utveckla en FAIR rekryteringsprocess
Flertalet chefer, övrig rekryterande personal och centrala fackliga representanter har deltagit i FAIRs rekryteringsutbildningar. En viktig del av arbetet har varit att ta fram inkluderande och framtidsanpassade kompetensprofiler samt utbilda chefer och övriga rekryterare att utvärdera de arbetssökande på ett icke-diskriminerande sätt mot de framtagna profilerna. Det ska vara lika tydligt för den sökande som för den som rekryterar vilka kompetenser som krävs för befattningen. Chefer och övriga rekryterare i samtliga förvaltningar har fått utbildning i Kompetensbaserad intervjuteknik.

Ett omfattande utvecklingsarbete har bedrivits inom Vård & Omsorg där samtliga enheter anpassat sina rekryteringsrutiner till FAIRs metodik.

Förvaltningen har:

  • Utvecklat metoder och verktyg för att bedöma verksamhetens behov av kompetens och utbildning samt analys av arbetsplatsers behov av olika personlighetskategorier. Beskrivit utbildningsvägar samt identifierat utvecklingsbehov.
  • Utarbetat hjälpmedel, mallar och rutiner, påbörjat utvecklingen av ett webbaserat hjälpmedel att använda i rekryteringsarbetet.
  • Genomfört arbetsplatsanalyser, utarbetat handlingsplaner och genomfört åtgärder för ett inkluderande arbetsklimat samt informerat samtliga medarbetare om diskrimineringsrisker och lagstiftning. Ökat rekryterande personals medvetenhet om hur bakgrund, värderingar och erfarenheter påverkar bedömning av arbetssökande

Förskola/grundskola/gymnasium har påbörjat ett sammanhållet rekryteringsprojekt inom förvaltningen.

  • Diskriminering – lagar och värderingar
  • Kravspecifikationer för befattningar inom förskola/grundskola/gymnasium
  • Värderingsarbete i seminarieform och på arbetsplatser
  • Kompetensbaserad rekrytering med fokus på intervju och skattning
  • Annonsering/attraktion

Utbildnings-, kultur- och fritidsförvaltningen samt Bygg- och miljöförvaltningen har tagit fram kompetensprofiler och följt rekryteringskedjan i sina rekryteringar. Bygg- och miljö har också haft en utbildningsdag för hela personalgruppen.

Exempel på FAIR-arbete inom Bygg och miljö:

  • När en rekrytering blir aktuell sätter vi samman en grupp av medarbetare, män och kvinnor i olika åldrar, som ska arbeta med kravspecifikationen till tjänsten.
  • Gruppen går igenom målen för verksamheten, vilket ansvarsområde och vilka arbetsuppgifter tjänsten ska innehålla. Varje medarbetare viktar enskilt arbetsuppgifterna efter hur viktiga de är för tjänsten. Därefter diskuterar gruppen vilken utbildning som behövs för jobbet, vilken erfarenhet som behövs och vidare vilken kunskap förutom formell utbildning och erfarenhet. Gruppen måste till slut bli enig om kraven på utbildning, erfarenhet och kunskaper.
  • Sedan börjar arbetet med kompetenserna och gruppen tar fram sex till åtta kompetenser som rangordnas efter hur viktiga de är. Kompetenserna läggs åt sidan och gruppen bestämmer de tre viktigaste målen är i arbetet.
  • Arbetet forsätter med metoden Critical Incident. Här gäller det att använda sin fantasi eller ta situationer ur verkligheten och identifiera händelser, som påverkar om en rekryterad person kan nå målen i sitt arbete, eller misslyckas med att nå målen. Cirka åtta till tio sådana händelser tas fram. Det spelar ingen roll om resultatet blir negativt eller positivt, frågan är vilken kompetens som behövs för att nå positivt resultat.  
  • Dessa kompetenser jämförs sedan med dem som gruppen tagit fram tidigare. Stämmer de överens eller finns det anledning att ändra/byta ut vissa kompetenser? Slutligen ställs kompetenserna samman och med övriga krav till kravspecifikationen bildar de underlaget för annonsen. Den i sin tur är sedan underlag till frågorna vid intervjuerna.

 

3. FAIR kompetensutveckling
I Kommunledningskontorets delprojekt – FAIR kompetensutveckling – har fokus varit roller och kompetenser som grund för utvecklingsdiskussionen i medarbetarsamtalet.

I arbetet har vi utgått från ett system, där man bygger kompetensträd och kopplat detta till modellen för kompetensbaserad intervjuteknik.

Kommunens Rekryteringsguide utgör vår utgångspunkt i rekryteringsarbetet. Under hela projekttiden har de erfarenheter som gjorts stämts av mot Rekryteringsguiden som en del i ett kvalitetssäkringsarbete av verktyget. Till Guiden kopplas nu ett systemstöd.

En pilotgrupp med chefer och personalkonsulter från samtliga förvaltningar har följts åt under projekttiden. Under projekttidens två första år var pilotgruppen forum för fördjupningsutbildning och erfarenhetsutbyte. Rekryteringsmodellens olika delar prövas i den egna verksamheten och pilotgruppens deltagare blir informationsbärare till den egna förvaltningen.

Hur fortsätter vi?
Arbetet med FAIR har mottagits väl i organisationen. FAIR har höjt medvetenheten kring rekrytering och diskriminering. Det har blivit ökad kvalitetssäkring och dokumentation kring rekryteringsprocessen. Metoden uppfattas som effektiv. Den tid man lägger ner på förarbetet inför en rekrytering får man tillbaka senare. I det fortsatta arbetet är det viktigt att inte glömma bort mångfalden. Arbetsklimatet i arbetsgruppen måste speglas och diskuteras. Vi måste fortsätta att arbeta brett ute i verksamheterna och arbeta på samtliga nivåer. Det är viktigt att fortsätta att prioritera frågorna och att arbeta strukturerat med fortsatta utvecklingsinsatser. En förstärkt pilotgrupp kommer att arbeta med en plan för hur stöd, utbildning och uppföljning av FAIR – arbetet ska läggas upp.

Kommunfullmäktige har antagit en personalpolitisk handlingsplan för 2008 – 2011. I den finns FAIR med som modell för rekrytering och kompetensutveckling.

Det är egentligen nu det börjar – att använda FAIR – metoden i alla dess delar och att hela tiden följa upp och utveckla struktur och förhållningssätt. Det gäller att hålla kompetensbaserad rekrytering levande och att hela tiden arbeta med arbetsplatsklimat och organisationskultur.